home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pcinvent / pci.hlp < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1989-11-06  |  11.0 KB  |  268 lines
  1. %create%
  2.                                CREATE NEW RECORDS
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  To add new records to your database, highlite CREATE then press the ENTER
  7.  KEY or type C when viewing the MAIN MENU.
  8.  
  9.  You will be given a ITEM entry screen to enter the record key for the new 
  10.  record. The KEY field consist the ITEM NUMBER. This KEY will be used in all
  11.  subsequent accesses to your database file.
  12.  
  13.  Refer to DATA ENTRY help for valid data entry key functions during input of
  14.  the records.
  15.  
  16.  If at any time during the input of the ITEM number you need help, press F1
  17.  for a popup help screen and then select the help function you need from 
  18.  that menu.
  19. .cp
  20.  
  21.  When the ITEM number is entered and accepted you are then given a blank
  22.  data entry screen to continue inputting additional information about that
  23.  item. Once all data fields are entered and accepted, you are prompted to
  24.  Continue or eXit.  If you wish to continue adding new records, press C for
  25.  a new ITEM entry screen.  If you are finished adding new records, press X
  26.  to return to the MAIN MENU.
  27. *END*
  28. %modify%
  29.                              MODIFY EXISTING RECORDS
  30.  
  31.  
  32.  To MODIFY records in your database, highlite MODIFY then press the ENTER
  33.  KEY or type M when viewing the MAIN MENU.
  34.  
  35.  The MODIFY option has a pulldown menu which allows you to choose to either
  36.  modify Records or Stock.
  37.  
  38.  Records:
  39.         If you select Records the complete record is available to you
  40.         for modifications.
  41.  
  42.  Stock:
  43.         If you select Stock the complete record is displayed but you can
  44.         only modify two fields on the screen. They are quanity on-hand and
  45.         quanity sold.  Once these two fields are changed and accepted
  46.         their corresponding total fields are automatically updated.
  47.  
  48.  eXit:  Selecting eXit returns you to the Main Menu.
  49.  
  50.  Quick picks are (R)ecords, (S)tock, e(X)it.
  51. .cp          
  52.  Before you can Modify a record in your database, you first need to find it.
  53.  You will be given a ITEM entry screen to enter the ITEM number of the record
  54.  you wish to modify.
  55.     
  56.  Refer to DATA ENTRY help for valid data entry key functions during the
  57.  modification of the record.
  58.  
  59.  Once all fields are modified and accepted, you are prompted to Continue or 
  60.  eXit. If you wish to continue modifying records, press C for a new ITEM
  61.  entry screen.  If you are finished modifying, press X to return to the
  62.  MAIN MENU.
  63. *END*
  64. %delete%
  65.                              DELETE EXISTING RECORDS
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  To DELETE records in your database, highlite DELETE then press the ENTER
  70.  KEY or type D when viewing the MAIN MENU.
  71.  
  72.  Before you can Delete a record in your database, you first need to find it.
  73.  You will be given a ITEM entry screen to enter the ITEM number of the record
  74.  you wish to delete.
  75.     
  76.  Refer to DATA ENTRY help for valid data entry key functions during the entry
  77.  of the ITEM number.  
  78.  
  79.  Once the record has been found and displayed, you are prompted to confirm
  80.  the delete procedure.  If you choose Continue the record is deleted.  If
  81.  you choose eXit the record is not deleted.  Either way you are prompted to 
  82.  Continue or eXit. If you wish to continue deleting records, press C for a 
  83.  new ITEM entry screen.  If you are through deleting, press X to return to 
  84.  the MAIN MENU.
  85. *END* 
  86. %retrieve%
  87.                             RETRIEVE EXISTING RECORDS
  88.  
  89.  
  90.  To RETRIEVE existing records in your database, highlite RETRIEVE then 
  91.  press the ENTER key or type R when viewing the MAIN MENU.  You are then 
  92.  presented with a pulldown menu with the following selections:
  93.     
  94.  First:
  95.        Selecting First positions the data file to the first record in the
  96.        file and displays it on the screen.
  97.  
  98.  Last:
  99.        Selecting Last positions the data file to the last record in the
  100.        file and displays it on the screen.
  101.  
  102.  Next:
  103.        Selecting Next positions the data file to the next record in
  104.        sequence in the data file and displays it on the screen. This
  105.        procedure can be used to view every record, one after another,
  106.        all the way to the end of the database. When the end of the
  107.        database is reached, a message is displayed to inform you of such.
  108.  
  109. .cp    
  110.  Previous:
  111.        Selecting Previous positions the data file to the previous, or prior
  112.        record in sequence in the database and displays it on the screen.
  113.        In this manner, you can back up all the way to the beginning of the
  114.        database.  When the front of the database is reached, a message is
  115.        displayed to inform you of such.
  116.     
  117.  loCate:
  118.        Selecting loCate allows you to enter a record key to locate a 
  119.        specific record.  If the record is located it is displayed on the
  120.        screen. If the record is not located, a message is displayed to
  121.        inform you of such.  You are then prompted either to Continue
  122.        locating records or to eXit back to the RETRIEVE pulldown menu.  
  123.  
  124.  Search:
  125.        Selecting Search allows you to enter any part of the ITEM description
  126.        to search on.  Once a record is located that has this value in it,
  127.        the record is displayed on the screen.  You are prompted to Continue
  128.        searching for records that match or to eXit.  This procedure continues
  129.        until you reach the end of the data file or you elect to eXit.  If
  130.        you select eXit you are returned to the MAIN MENU but if you select
  131.        to Continue you are returned to the RETRIEVE pulldown.
  132. .cp
  133.  Delete:
  134.        Once a record is selected and is in view you have the option to delete
  135.        the record.  You are prompted to confirm the delete procedure.  If
  136.        you select Continue the record is deleted or if you select eXit the 
  137.        record is not deleted.  You are prompted that the record is deleted
  138.        or the record is not deleted.  You then have a choice to either return
  139.        to MAIN MENU or the RETRIVE pulldown.  If you choose Continue you are
  140.        returned to RETRIEVE pulldown but if you choose eXit you returned to
  141.        the MAIN MENU.
  142.  
  143.  Modify: 
  144.        Once a record is selected and is in view you have the option to modify
  145.        the record.  You are prompted that the record is modified. You then
  146.        have a choice to either return to MAIN MENU or the RETRIVE pulldown.
  147.        If you choose Continue you are returned to RETRIEVE pulldown but if
  148.        you choose eXit you returned to the MAIN MENU.
  149.  
  150.  eXit: Selecting eXit returns you to the Main Menu.
  151.     
  152.  Quick picks are (F)irst, (L)ast, (N)ext, (P)revious, lo(C)ate,
  153.                  (S)earch, (D)elete, (M)odify, e(X)it.
  154. *END*
  155. %print%    
  156.                                    PRINT
  157.  
  158.  To PRINT existing records or reports in your database, highlite PRINT
  159.  then press the ENTER key or type P when viewing the MAIN MENU.  You are
  160.  then presented with a pulldown menu with the following selections:
  161.  
  162.  Records:
  163.         Selecting Records from the pulldown menu will allow you to print
  164.         a specific record. You will be given a blank ITEM entry screen to
  165.         enter the key of the record you wish to print. Once the record is
  166.         found you are prompted to Continue or eXit.  If you wish to print 
  167.         the record, press Continue and the record will be printed, else 
  168.         press X and the record will not be printed.
  169.     
  170.  rePort:
  171.         Selecting rePort from the pulldown menu will display a popup menu
  172.         of the reports that are available to you. Select the report you
  173.         wish and it will be printed.
  174.     
  175.  eXit:  Selecting eXit returns you to the MAIN MENU.
  176.  
  177.  Quick picks are (R)ecord, re(P)ort, e(X)it.
  178. .cp
  179.  Ytd Sales Report:
  180.         Selecting this option will produce a report of all sales year to
  181.         date.
  182.  
  183.  Low Inventory Report:
  184.         Selecting this option will produce a report of all items that need
  185.         to be reordered for stock to maintain low threshold limit.
  186.  
  187.  Inventory Price List:
  188.         Selecting this option will produce a report of all items in the
  189.         inventory and show you your profit or loss margin on each item.
  190.  
  191.  Start New Year:
  192.         Selecting this option will produce a YTD SALES REPORT and clear
  193.         all fields to zero. ie (ytd sales) (total sales).
  194.  
  195.  eXit: Selecting eXit returns you to the PRINT pulldown. 
  196.  
  197.  Quick picks are (Y)td Sales Report, (L)ow Inventory Report,
  198.                  (I)nventory Price List, (S)tart New Year, e(X)it. 
  199. *END*
  200. %other%    
  201.                                   OTHER
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  To view additional functions avaliable to you under OTHER on the MAIN 
  206.  MENU, highlite OTHER then press the ENTER key or type O when viewing the 
  207.  MAIN MENU.  You are then presented with a pulldown menu with the following 
  208.  selections:
  209.  
  210.  System:
  211.         Selecting System from the pulldown menu allows you to exit to the
  212.         DOS operating system.  Once in DOS type EXIT and press the ENTER 
  213.         key to return to PC-INVENTORY+.
  214.  
  215.  Help:
  216.         Selecting Help from the pulldown menu pops up a help menu screen. 
  217.         Select the help function you need from that menu.  
  218.  
  219.  eXit:  Selecting eXit returns you to the MAIN MENU.
  220.  
  221.  Quick picks are (S)ystem, (H)elp, e(X)it.
  222. *END*
  223. %dataentry%
  224.                                DATA ENTRY
  225.  
  226.  
  227.  
  228.     The following is a description of how certain keys function during 
  229.     data entry.
  230.  
  231.     Pressing the ESCape, RETURN/ENTER, UPARROW, or DOWNARROW keys terminate
  232.     field input.
  233.         
  234.     BACKSPACE and the RIGHT ARROW and LEFT ARROW keys can be used to position
  235.     the cursor during entry.  Naturally, the HOME and END keys work in a
  236.     predictable manner as do the INSert and DELete keys. The HOME key
  237.     positions the cursor at the start of the field, END to end of the field.
  238.     The INSert key inserts a space at the current cursor position (pushing
  239.     the contents of the field to the right).  DELete deletes the character at
  240.     the cursor location (dragging the contents of the field to the left).
  241. .cp
  242.     When a field is full and RETURN/ENTER has not been struck, the cursor
  243.     waits at the end of the field for RETURN/ENTER to be pressed.  You may
  244.     also press Backspace, HOME, or LEFT ARROW - this allows the field to be
  245.     edited again.
  246.  
  247.     The cursor shape indicates whether or not data can be entered or if you
  248.     are beyond the fields edge.  The cursor is half size (bottom half) when
  249.     data can be entered, and half size (top half) when you are beyond the
  250.     edge of the field.
  251.  
  252.     BELLs automatically ring when you strike an invalid key or attempt to
  253.     enter data beyond the edge of the field.  
  254.  
  255.     Pressing CONTROL ENTER at any time during the input of your data will
  256.     terminate input of the form immediately.
  257.  
  258.     Pressing the ESC key will terminate input and discard the form you are
  259.     entering.  You will be returned to the previous function executed.
  260. .cp    
  261.     When the last data field is entered and accepted you are prompted to
  262.     press the ENTER key to accept data or any other key to edit the fields
  263.     again.  If you are in the CREATE mode and you press ENTER the record is
  264.     added to the database.  Likewise if you are in the MODIFY mode the record
  265.     is modified.
  266. *END*
  267. %end of file%
  268.